Privacybeleid

Privacybeleid — Ovora

Laatst bijgewerkt: 10-6-2026

1. Wie zijn wij

Ovora is een online softwareplatform voor het maken, versturen, beheren en ondertekenen van offertes, facturen en gerelateerde documenten.

Website: https://ovora.app

Contact: contact@ovora.app

KvK-nummer: [KVK-NUMMER]

BTW-id: [BTW-ID]

2. Welke gegevens verzamelen wij

Ovora verwerkt persoonsgegevens die gebruikers zelf verstrekken, waaronder:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens;
• factuurgegevens;
• klantgegevens;
• offerte- en factuurinformatie;
• interne werknotities (conceptinformatie gekoppeld aan offertes, geen fiscaal document).

Daarnaast kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• browserinformatie;
• apparaatgegevens;
• logbestanden;
• sessie- en beveiligingsgegevens.

3. Waarom wij gegevens verwerken

Ovora verwerkt persoonsgegevens voor:

• het leveren van de softwaredienst;
• accountbeheer;
• het genereren en beheren van offertes en facturen;
• interne werknotities als hulpmiddel bij het opstellen van offertes (geen juridisch archief);
• digitale akkoordverklaringen;
• klantenservice;
• beveiliging van het platform;
• betalingsverwerking;
• het verzenden van documenten, herinneringen en notificaties;
• het verbeteren van de dienstverlening;
• wettelijke administratieve verplichtingen.

4. Op welke grondslagen wij gegevens verwerken

Ovora verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst;
• wettelijke verplichtingen;
• gerechtvaardigde belangen, zoals beveiliging, fraudepreventie en verbetering van de dienstverlening;
• toestemming, voor zover wettelijk vereist.

5. Verwerkersrol

Wanneer gebruikers persoonsgegevens van hun eigen klanten verwerken via Ovora, treedt de gebruiker op als verwerkingsverantwoordelijke.

Ovora verwerkt deze gegevens uitsluitend namens en in opdracht van de gebruiker voor het leveren van de dienst.

Voor zover wettelijk vereist kan tussen Ovora en de gebruiker een verwerkersovereenkomst van toepassing zijn.

6. Bewaartermijnen

Ovora bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld.

Financiële gegevens kunnen gedurende ten minste zeven jaar worden bewaard indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan fiscale of wettelijke verplichtingen.

Werknotities worden niet als fiscaal of juridisch archief bewaard. Zij zijn interne conceptinformatie: bewerkbaar en verwijderbaar tijdens het actieve account. Ovora past op werknotities geen aparte wettelijke bewaartermijn, immutable snapshots of documentretentie toe. Wanneer inhoud uit een werknotitie wordt overgenomen in een offerte, factuur of creditfactuur, geldt de bewaartermijn voor dat document.

Accountgegevens kunnen worden bewaard zolang een account actief is en gedurende een redelijke periode daarna voor administratieve, juridische, beveiligings- of fraudepreventiedoeleinden (zie artikel 17 algemene voorwaarden).

7. Publieke links (beveiligde toegangslinks)

Offertes en facturen kunnen via een **persoonlijke beveiligde link** worden gedeeld. De ontvanger hoeft geen Ovora-account aan te maken.

**Hoe het werkt**

• Elke link bevat een lange, willekeurige code die praktisch niet te raden is.
• **Iedereen met de volledige link** kan het document bekijken (en bij offertes eventueel akkoord geven), zolang de link actief is.
• De link geeft **geen** toegang tot uw hele account of andere documenten.

**Vervallen en intrekken**

• Links kunnen automatisch verlopen (instelbaar per offerte/factuur).
• U kunt een link vernieuwen of publieke toegang beperken via Ovora.

**Let op bij delen**

Behandel links als een sleutel: stuur ze alleen naar personen die het document mogen zien. Bij twijfel kunt u de link vernieuwen.

Publieke toegang via een link betekent niet dat iemand eigenaar wordt van uw document of account — alleen dat het betreffende document kan worden bekeken (en eventueel geaccepteerd).

8. Gegevensexport

In Instellingen → Privacy & gegevens kunt u een export van uw bedrijfsdata downloaden (JSON of Excel).

**Wel inbegrepen:** bedrijfsprofiel, klanten, offertes (inclusief regels), facturen en creditfacturen (inclusief regels), en een projectoverzicht.

**Niet inbegrepen:** auditlogs, serverlogs, PDF-bestanden, uploadbestanden/bijlagen, werknotities, publieke linkcodes, volledige bewijsmetadata (zoals IP-adres bij akkoord), en interne betalingsreferenties.

De export is bedoeld voor overzicht en dataportabiliteit, niet als volledige technische back-up van alle opgeslagen bestanden.

9. Delen van gegevens

Ovora verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Gegevens kunnen worden gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Een actueel overzicht van subverwerkers staat in ons subverwerkersregister (zie sectie 14).

Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het leveren van hun diensten aan Ovora.

10. Internationale doorgifte

Ovora beoogt primaire klantdata op te slaan via database- en opslagdiensten in datacenters binnen de **Europese Economische Ruimte (EER)**, afhankelijk van de configuratie van onze subverwerkers.

Sommige subverwerkers (zoals hosting, e-mail of betalingsverwerking) kunnen gegevens ook **buiten de EER** verwerken, bijvoorbeeld voor platformlogs of internationale levering van e-mail.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt Ovora voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG, waaronder — indien van toepassing — door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's).

Ovora doet **geen** absolute garantie dat alle verwerking uitsluitend binnen de EU plaatsvindt.

11. Beveiliging

Ovora neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en onrechtmatige verwerking.

Bij beveiligingsincidenten of datalekken handelt Ovora overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

12. Rechten van gebruikers en privacyverzoeken

Gebruikers hebben het recht om:

• inzage te vragen in hun persoonsgegevens;
• persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen waar wettelijk mogelijk;
• verwerking te laten beperken;
• gegevens over te dragen (dataportabiliteit);
• bezwaar te maken tegen verwerking.

**Privacyverzoeken indienen**

• E-mail: contact@ovora.app
• Vermeld uw account-e-mailadres en het gewenste recht (inzage, correctie, verwijdering, enz.).
• Ovora kan om identiteitsverificatie vragen.
• Reactie binnen **één maand**, conform de AVG (verlenging mogelijk bij complexe verzoeken).

Voor dataportabiliteit kunt u waar mogelijk eerst de self-service export gebruiken (sectie 8).

Verzoeken van klanten van onze gebruikers worden in principe door de **gebruiker/ondernemer** afgehandeld; Ovora ondersteunt als verwerker waar nodig.

Gebruikers hebben daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Cookies

Ovora gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor:

• het functioneren van de website;
• beveiliging;
• gebruikerssessies.

Analytische cookies worden alleen gebruikt indien en voor zover Ovora deze activeert en — waar wettelijk vereist — toestemming is gevraagd.

Meer informatie staat in het cookiebeleid.

14. Externe diensten en subverwerkers

Ovora maakt gebruik van de volgende subverwerkers in de dienst (per 10-6-2026):

• **Supabase** — database, authenticatie en bestandsopslag;
• **Vercel** — hosting en applicatie-uitvoering;
• **Resend** — transactionele e-mail;
• **Mollie** — betalingsverwerking.

Cloudflare en Google Workspace worden **niet** gebruikt voor verwerking van gebruikersdata via de Ovora-applicatie.

Een uitgebreid register met rol en doel van verwerking is beschikbaar via Ovora (subverwerkersregister; zie ook de verwerkersovereenkomst).

Voor betalingen maakt Ovora gebruik van Mollie. Betaalgegevens worden verwerkt overeenkomstig het privacybeleid van Mollie.

15. Wijzigingen

Ovora mag dit privacybeleid aanpassen.

De meest recente versie wordt altijd gepubliceerd op: https://ovora.app

Bij belangrijke wijzigingen kan Ovora gebruikers hierover informeren via de website of per e-mail.

16. Contact

Vragen over privacy of persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar: contact@ovora.app

KvK-nummer: [KVK-NUMMER]

BTW-id: [BTW-ID]